Δεδομένα παρουσίας και ΓΚΠΔ: τι πρέπει να γνωρίζει ο εργοδότης;

Η χρήση δακτυλικού αποτυπώματος ή αναγνώρισης προσώπου χρειάζεται αυστηρότερη αξιολόγηση, επειδή τα δεδομένα αυτά ανήκουν στις ειδικές κατηγορίες όταν χρησιμοποιούνται για μοναδική ταυτοποίηση. ^{[2] [3]}

Στην απλούστερη μορφή του, ένα αρχείο παρουσίας περιέχει το όνομα ή τον αριθμό εργαζομένου, την ημερομηνία, την ώρα και το σημείο καταγραφής. Αν η καταγραφή γίνεται από κινητό, μπορεί να περιλαμβάνει και δεδομένα τοποθεσίας. Αν χρησιμοποιείται κάμερα, μπορεί να περιλαμβάνει εικόνα.

Τα περισσότερα από αυτά είναι κοινά προσωπικά δεδομένα. Η κατηγορία αλλάζει όταν χρησιμοποιείται ειδική τεχνική επεξεργασία για μοναδική ταυτοποίηση μέσω δακτυλικού αποτυπώματος ή προσώπου. Τότε πρόκειται για βιομετρικά δεδομένα ειδικής κατηγορίας. ^{[2] [3]}

Μια απλή φωτογραφία δεν θεωρείται αυτομάτως βιομετρικό δεδομένο. Το κρίσιμο στοιχείο είναι αν υποβάλλεται σε τεχνική επεξεργασία για αναγνώριση ή επαλήθευση ταυτότητας. ^[4]

Ο εργοδότης πρέπει να καθορίζει πριν από τη συλλογή γιατί χρειάζεται τα δεδομένα. Η καταγραφή παρουσίας, ο υπολογισμός ωρών και η ασφάλεια πρόσβασης είναι διαφορετικοί σκοποί και μπορεί να απαιτούν διαφορετικά δεδομένα.

Η νομική βάση πρέπει να επιλέγεται για τον συγκεκριμένο σκοπό. Δεν είναι σωστό να συλλέγονται πρώτα τα δεδομένα και να αναζητείται εκ των υστέρων δικαιολογία για τη χρήση τους. Ο εργαζόμενος πρέπει επίσης να ενημερώνεται με σαφήνεια για την επεξεργασία. ^[1]

Η συγκατάθεση χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή. Λόγω της σχέσης εξάρτησης, ο εργαζόμενος δύσκολα μπορεί να αρνηθεί χωρίς να φοβάται συνέπειες. Οι ευρωπαϊκές αρχές θεωρούν ότι η συγκατάθεση αποτελεί κατάλληλη βάση στην εργασία μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όταν η αποδοχή ή η άρνηση δεν έχει καμία αρνητική συνέπεια. ^[5]

Το άρθρο 88 του ΓΚΠΔ αναγνωρίζει ότι η επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο της εργασίας χρειάζεται ειδική προστασία. Οι σχετικοί κανόνες πρέπει να διασφαλίζουν την ανθρώπινη αξιοπρέπεια, τα νόμιμα συμφέροντα και τα θεμελιώδη δικαιώματα του εργαζομένου. Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στη διαφάνεια και στα συστήματα παρακολούθησης στον χώρο εργασίας. ^[6]

Στην πράξη, αυτό σημαίνει σαφή δικαιώματα πρόσβασης, καταγραφή των ενεργειών διαχειριστών, περιορισμό της χρήσης των δεδομένων και ενημέρωση που μπορεί να κατανοήσει ο εργαζόμενος. Δεδομένα που συλλέχθηκαν για την παρουσία δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται αργότερα για άσχετο σκοπό χωρίς νέα αξιολόγηση.

Η Εκτίμηση Αντικτύπου σχετικά με την Προστασία Δεδομένων είναι μια τεκμηριωμένη αξιολόγηση που γίνεται πριν αρχίσει επεξεργασία η οποία είναι πιθανό να δημιουργήσει υψηλό κίνδυνο.

Η αξιολόγηση περιγράφει τη σχεδιαζόμενη επεξεργασία και τον σκοπό της, εξετάζει αν είναι αναγκαία και αναλογική, εντοπίζει τους κινδύνους για τα πρόσωπα και καταγράφει τα μέτρα που θα τους περιορίσουν. ^[7]

Δεν είναι ένα γενικό έντυπο που συμπληρώνεται μετά την εγκατάσταση. Πρέπει να επηρεάζει πραγματικά την επιλογή τεχνολογίας και τις ρυθμίσεις του συστήματος.

Η Εκτίμηση Αντικτύπου χρειάζεται όταν η σχεδιαζόμενη χρήση δεδομένων μπορεί να δημιουργήσει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα των ανθρώπων. Για να κριθεί αυτό, εξετάζονται ποια δεδομένα θα συλλεχθούν, πόσα άτομα αφορά, πώς θα χρησιμοποιηθούν και για ποιο σκοπό. ^[7]

Για τα βιομετρικά στην καθημερινή παρουσία, δείτε τον ξεχωριστό οδηγό για τη χρήση βιομετρικών στην Κύπρο.

Το σύστημα πρέπει να συλλέγει μόνο όσα χρειάζονται για τον δηλωμένο σκοπό. Αν αρκούν η ταυτότητα του εργαζομένου και η ώρα καταγραφής, δεν χρειάζεται να αποθηκεύεται συνεχής τοποθεσία, εικόνα ή άλλο πρόσθετο στοιχείο.

Ο χρόνος διατήρησης πρέπει να καθορίζεται πριν αρχίσει η λειτουργία του συστήματος. Δεν υπάρχει μία περίοδος που να ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις. Η περίοδος πρέπει να συνδέεται με τον σκοπό, τις νόμιμες υποχρεώσεις και την ανάγκη χειρισμού διαφορών. Όταν ο σκοπός λήξει, τα δεδομένα πρέπει να διαγράφονται ή να ανωνυμοποιούνται. ^[1]

Η πρόσβαση πρέπει να περιορίζεται στα άτομα που τη χρειάζονται για την εργασία τους. Χρήσιμα μέτρα είναι τα διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων, το ιστορικό ενεργειών, η ασφαλής εξαγωγή και η τακτική επανεξέταση των προσβάσεων.